Uno de los puntos iniciales o generales de la administración o gerencia es saber reconocer el valor real que posee el proceso administrativo en el desarrollo de las gestiones que buscan llegar al lugar deseado del éxito empresarial.
Muchos autores han escrito sobre ello, siendo necesario darle el auténtico sentido que tiene cuando se trata de realizar una gestión óptima. El proceso administrativo es entendido como el conjunto de fases secuenciales que una gestión debe efectuar para lograr los objetivos institucionales prestablecidos, siempre y cuando dicha realización sea efectuada de la mejor manera. Aunque hay discrepancia entre autores de cuántas sean tales fases, lo cierto es que en los últimos tiempos ha predominado la existencia de cuatro de ellas y las mismas que son: planeación, organización, dirección y control.

La primera fase está dada por la planeación, la misma que está referida al hecho de establecer un plan de acción, el cual debe contener las partes esenciales que muestren el mapa de lo que debe realizarse durante un periodo específico. Se deberá señalar la misión de la institución que precise a qué se dedica la organización; luego la visión que señale el panorama a futuro de cómo se visualiza la entidad; después los objetivos que muestran los puntos a alcanzar en determinado periodo de tiempo, pudiendo ser a corto, mediano o largo plazo. Asimismo, están las estrategias, elementos fundamentales que determinan los mecanismos para lograr los objetivos; enseguida las políticas que representan las guías por las cuales se orienta la institución en su desarrollo; el talento humano o recursos humanos para saber quiénes son los encargados de hacerse responsables del desarrollo del mismo; el presupuesto para identificar las necesidades en recursos materiales y económicos para poder hacer viable el proyecto y; el financiamiento que está referido a tener una fuente de obtención de fondos económicos que cubra con el mencionado plan. Lograr el engranaje de todas estas e incluso de otras partes más, es labor del gestor de proyectos, el cual debe ser diestro en saber estudiar todos los factores que encuadren de manera armoniosa durante el mismo.

Como segunda fase se halla la organización, la misma que alude a saber determinar y, sobre todo asignar funciones y responsabilidades, así como los recursos necesarios para que se puedan efectuar las actividades de la empresa sin ningún contratiempo. En esta parte claro está, que hay que aprender a ser equitativo, es decir otorgando los recursos al encargado o unidad responsable según sus necesidades primordiales, dado que no todos poseen las mismas necesidades dependiendo del nivel de tareas a desarrollar. Como tercera fase encontramos a la dirección, la cual se identificada con el ejercicio del liderazgo, el cual resulta elemental desde el nivel más alto al más bajo, lo que permita una perfecta comunicación y entendimiento de las responsabilidades a ejecutar.

El gerente o ejecutivo de mayor nivel debe saber manejar un adecuado lenguaje, no solo verbal, sino también corporal y que haga entender que debe existir sinergia entre todos los miembros del equipo de trabajo si realmente se aspira a resultados extraordinarios. Existen muchas clases de liderazgo, dependiendo de diversos factores como el adoptado por el CEO de la organización, de la política institucional o del contexto que prevalece en el entorno. Hay que precisar que no todas las sociedades en el mundo son iguales y los modos de trabajo en equipo puedan variar debido a las costumbres existentes. A su vez se aclara que hoy en día, está en boga el coaching como modelo aplicado al desarrollo ejecutivo y de las organizaciones, lo que está haciendo más efectivo el trabajo de las gestiones modernas en el mundo.

Como última y cuarta fase se ubica el control, el cual resulta ser muy necesario en el desempeño gerencial, si se quiere medir y evaluar con el debido cuidado el desarrollo o ejecución de las labores se hace de la manera ideada desde un principio y que fue plasmado en el plan. Este control puede ser de previo, si se efectúa antes de darse la tarea que corresponda; concurrente, si se efectúa durante el desarrollo de la actividad o; posterior y se hace una vez terminada la tarea encomendada. Se señala que una vez finalizada esta parte, se debe dar inicio a un nuevo ciclo, lo que se conoce como retroalimentación o feedback, lo que determinará que sigan en movimiento las operaciones que hace la empresa.

Así, el proceso administrativo resulta siendo clave para saber manejar y dominar los procesos gerenciales, tanto de organizaciones o empresas, sean del sector público o privado, grandes o pequeñas o de distinta actividad económica. Se convierte en la columna vertebral del diseño de una gestión eficaz, si se cumple con el propósito de garantizar la dinámica empresarial. Los procesos administrativos pueden variar de una empresa a otra por diversos factores debidos a la complejidad o asuntos a considerar en la confección del mismo. Si bien son cuatro fases las que se identifican en la actualidad, es preciso aclarar que a su vez en cada una de ellas, también al interno existen las otras para reducir al mínimo los posibles errores o fallos que puedan darse.

Debido a que en estos tiempos vivimos en la era de la globalización, las organizaciones están más pendientes de los cambios que se producen de manera acelerada y más aún por el hecho de haberse producido la crisis sanitaria de la pandemia del COVID 19, lo que determinó que las organizaciones se vuelvan más resilientes, por lo cual la información y la tecnología llegaron a su máximo nivel de empleo y, siendo por ello muy necesario para las gestiones cuando se hablaba de proceso administrativo productivo en la actualidad.

Cada organización es libre de diseñar su respectivo proceso administrativo, pero en cualquiera de ellas se debe de respetar la secuencia de fases ya establecidas por décadas por los genios de la administración. Asimismo, cualquier organización puede tomar como modelo procesos administrativos ya estructurados y empleados por otras organizaciones, pero adecuándolos al contexto en que le tocar trabajar, lo que en materia de negocios es llamado como benchmarking aplicado al proceso administrativo. Del mismo modo la participación del elemento humano es básica, teniéndose hoy en día en consideración el manejo o gestión de emociones que darán vida a un propicio proceso administrativo, y orientándolo a la consecución de objetivos de manera más sencilla, donde la capacidad creativa o inventiva de tal proceso encumbrará a la organización al alcanzar lo extraordinario.

Dr. Daniel Recuenco Cabrera
Doctor en Administración y Coach Ejecutivo