“La agilidad es absolutamente aplicable, empecemos desde sus fundamentos, que son sencillos y producen resultados excepcionales.”
Hoy, una de las tendencias predominantes son los marcos, procesos o metodologías ágiles; nadie puede sustraerse a la corriente de agilidad y su impacto. Nos interesa saber cómo aplicarla al trabajo diario, en la gestión de proyectos, en todas las industrias además del mundo informático, en las etapas de la vida. Si no la ejecutamos en su totalidad con -por ejemplo- Scrum; queremos aplicar sus elementos más importantes. Daremos propuestas con las que podrás asimilar las prácticas ágiles.
Crea tu “backlog”. El backlog es una lista de lo que hay que hacer. En términos de gestión de proyectos se diría que es la relación de requerimientos o requisitos; que debe estar priorizada; es decir, el ítem número 1 de la lista, se tendría que realizar antes que los demás y así sucesivamente en orden; sin descartar acciones simultáneas y el mapeo de actividades que dependen unas de otras.
Lo que se incluye en el backlog, se hace sí o sí, esta ley de la agilidad no es negociable. Además, el “propietario” (el que sabe más del negocio), puede dar de baja algún elemento, incorporar otros o cambiar el orden.
Respuesta al cambio antes que seguir un plan. El manifiesto ágil, cuatro líneas de los ingenieros top del desarrollo del software, reunidos en Utah-EEUU (febrero 2001); destaca que enfrentar el cambio es preferible a seguir obligado un plan. Ojo, la agilidad no propone tirar al tacho los planes; más bien sugiere que el cambio sea parte de estos, combatiendo aquellos que son una camisa de fuerza.
Equipos auto gestionados. Imagínense un equipo sin jefes, ni supervisores o alucinen una organización sin jerarquías. Difícil en nuestras fronteras; en cambio en los equipos ágiles de mejora, es una condición necesaria que subsistan tres roles: el dueño del producto, el máster del método ágil y los desarrolladores (sin excluir especialidades); ninguno tiene la función de dar órdenes; están enfocados, concentrados, comprometidos y se autogestionan distribuyéndose el trabajo.
Trabaja en corto: Sprint. Los períodos breves son ideales para entregar valor y detectar temprano si nos equivocamos de proyecto. Es trágico si al cabo de un año comprobamos que nuestro producto, servicio o innovación, ya no sirven. Quienes aplican la agilidad trabajan en sprints, que son plazos de semanas, máximo un mes, para un entregable que funciona y que se acoplará a los siguientes productos.
Estimar tiempos, factor crítico. No culminar dentro del plazo es una falla recurrente en proyectos, que compite con volar en los presupuestos. La agilidad suministra técnicas para estimar con mayor certeza. Te aconsejamos realizar un ejercicio sencillo, pide a tu equipo que estime cuánto tiempo llevará realizar una actividad del backlog de un proyecto, y con respeto, pide a quienes están en los extremos de la distribución normal de los cálculos, que compartan los motivos de la proyección más corta y la más prolongada, además de escuchar a representantes de las estimaciones mayoritarias; y luego, procedan a una segunda ronda de proyecciones. Se podría esperar que la desviación se reduzca.
TÍA: Transparencia, Inspección y Adaptación. El acróstico TIA nos recuerda los pilares empíricos: (1) Transparencia. Es inadmisible que alguien del equipo desconozca el trabajo a realizar (backlog), el avance y los retrasos. Por medio de artefactos (archivos o plataformas compartidas) difunde las actividades, los progresos, tareas pendientes, en proceso y terminadas. (2) Inspección. De lo que ya hicimos y lo que estamos haciendo, para confirmar el buen camino o identificar problemas. (3) Adaptación. Si algo no está bien, se debe mejorar, adaptarnos a lo que ahora quieren los clientes y usuarios, que siempre buscan las mejores experiencias.
Equipos reflexivos: la retrospectiva. En agilidad, se implementan las sugerencias que se recogen de la retrospectiva; se incluyen al backlog y se hacen en el próximo sprint. Vetan el feedback tradicional, donde apuntamos y llenamos hojas con propuestas que nunca ven la luz. Cada vez que se termina un sprint, el equipo reflexiona, no busca culpables porque la responsabilidad es compartida.
La agilidad es absolutamente aplicable, empecemos desde sus fundamentos, que son sencillos y producen resultados excepcionales.
MBA. Lic. Adm. Dante Cruz Arteaga
Agile coach, scrum master y scrum trainer